I disagi delle riunioni online [Studio del 2022]

Hai appena chiuso l’app di Zoom. Sei pronto alle tue solite attività.

Ma—

Poco dopo aver salutato tutti, ti rendi conto che *Gianni* sta sorseggiando rumorosamente il suo caffè e canta stonato canzoni di Cesare Cremonini mentre pensa di avere il microfono in muto.

Ecco, lui è il tuo capo.

Per delle ragioni sconosciute, lei sta avendo problemi tecnici e non capisce come condividere lo schermo e far sì che la riunione cominci.

Dopo due minuti, cominci a risentirne in termini di stanchezza da Zoom…

Per quanto alcuni di noi amino il lavoro a distanza, non è tutto rose e fiori, soprattutto quando si tratta di riunioni online.

A tal proposito, noi di Passport Photo Online, abbiamo sondato l’opinione di 1.020 lavoratori a proposito delle loro PEGGIORI esperienze con le riunioni e chiamate online nel 2022. 

Dai un’occhiata a quello che abbiamo scoperto.

Risultati chiave

• Il 69% dei lavoratori è d’accordo o estremamente d’accordo nell’affermare che il proprio capo non sia in grado di gestire riunioni virtuali.
• I tre imprevisti più GRANDI di Zoom del 2022 riguardano la connessione Internet poco stabile (50,2%), l’eco/riverbero delle voci (49,42%), e il rumore di sottofondo (49,41%).
• Il lavoratore medio trascorre 1-2 ore nelle riunioni virtuali ogni giorno. Questo si traduce in 260-520 ore (10,8-21,6 giorni) all’anno.
• Quasi 9 lavoratori su 10 (88%) hanno sperimentato, almeno una volta da quando si è passati al lavoro da remoto, la fatica da riunioni virtuali.
• I giorni migliori per le chiamate su Zoom sono il martedì (29%), il giovedì (26%), e il mercoledì (20%). I giorni meno indicati sono il lunedì (35%) e il venerdì (31%).

Riunioni virtuali nel 2022: un quadro generale

Sono passati più di 2 anni da quando la maggior parte di noi è stata catapultata nel mondo delle riunioni online. 

Quindi—

Crediamo sia giunto il momento perfetto per capire quelle che sono le sensazioni provate da chi lavora da casa, nei confronti delle riunioni online.

Per cominciare, abbiamo chiesto alla categoria degli impiegati se a loro piace partecipare alle riunioni virtuali regolarmente: il 95% ha detto “Sì.”

Ecco quanto tempo in media trascorrono in chiamate online:

• 1–2 ore: 37%
• 3–4 ore: 23%
• 31–59 minuti: 17%
• 5 ore o più: 12%
• Fino a 30 minuti: 11%

È piuttosto evidente che il lavoratore medio trascorra da uno a due ore partecipando a riunioni virtuali ogni giorno. Questo si traduce in quasi 5-10 ore settimanali, 21-42 ore mensili, o 260-520 ore annuali (10,8-21,6 giorni). 

Non poco, vero?

Non c’è da meravigliarsi che l’88% dei nostri intervistati abbia risposto di aver sperimentato la fatica da riunione virtuale almeno una volta, da quando lavorare da remoto è diventata consuetudine. Questa stanchezza porta a esaurimento, distaccamento dalla realtà, e bassa produttività.

Ora—

Le aziende potrebbero migliorare questa situazione, anche semplicemente andando a ridurre il numero di riunioni online.

Abbiamo anche dedotto che il 77% dei lavoratori sia stato invitato a partecipare a chiamate virtuali poco rilevanti. Quindi la prossima volta che programmi un meeting, assicurati che ogni partecipante abbia realmente motivo di parteciparvi.

In aggiunta, considera d’introdurre un giorno senza incontri.

La nostra indagine ha scoperto che il 76% dei lavoratori è d’accordo o molto d’accordo nell’affermare che ci dovrebbe essere un giorno a settimana che NON preveda riunioni. Non solo darebbe alle persone tempo extra da dedicare alle proprie attività quotidiane ma ridurrebbe anche lo stress e aumenterebbe la produttività.

Parlando di quest’ultimo aspetto, abbiamo chiesto agli intervistati se sono d’accordo o in disaccordo con la seguente affermazione, “Posso lavorare bene o anche meglio con meno riunioni online.”

Seguono i risultati:

• D’accordo : 57%
• Estremamente d’accordo: 20%
• Indifferente: 18%
• Estremamente in disaccordo: 3%
• In disaccordo: 2%

Concludendo, i datori di lavoro dovrebbero affinare continuamente le loro competenze in materia di riunioni virtuali. Dopotutto, il nostro studio ha scoperto che il 69% dei lavoratori considera il proprio capo non in grado di gestire questo tipo di riunioni.

Si tratta, sicuramente, di qualcosa a cui dedicare attenzione.

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I giorni migliori e quelli meno indicati per i meeting online

La questione è questa:

In un contesto in cui i giorni sembrano confondersi, appare fondamentale riuscire a organizzare meeting online con il giusto tempismo. Altrimenti, rischieresti di iniziare col piede sbagliato.

Per questo, abbiamo chiesto agli intervistati, “Qual è il giorno migliore per programmare una chiamata virtuale?” Di seguito i risultati :

• Martedì: 29%
• Giovedì: 26%
• Mercoledì: 20%
• Lunedì: 13%
• Venerdì: 12%

Dai dati emerge che i giorni migliori per le chiamate Zoom siano il martedì (29%), il giovedì (26%), e il mercoledì (20%) perché siamo agli sgoccioli della settimana. In termini di tempo, è meglio programmare un incontro tra le 10 del mattino e le 12, come mostrano i risultati che seguono.

Dunque—

Quali sono i giorni meno indicati per programmare riunioni virtuali? Diamo un’occhiata:

• ​​Lunedì: 35%
• Venerdì: 31%
• Martedì: 13%
• Mercoledì: 12%
• Giovedì: 10%

Il lunedì (35%) e il venerdì (31%) sono i giorni peggiori per programmare chiamate Zoom.  Questo, forse, perché la maggior parte di noi pensa di essere ancora in mood weekend quando la settimana comincia. E quando il venerdì arriva, non vediamo l’ora che cominci il fine settimana. 

Quindi, se vuoi fare del tuo meglio, programma le riunioni virtuali il martedì, giovedì, o mercoledì, ed evita il lunedì e il venerdì se possibile.

I 15 disagi più comuni nel 2022 nei meeting virtuali

Ci sono delle regole ben precise da rispettare per mantenere una certa etichetta su Zoom.

Se qualcuno è ovvio (ad esempio non arrivare in ritardo) e generalmente osservato, altri sono ignorati a causa di abitudini sbagliate, errori, o semplicemente sfortuna. 

Quindi—

A seguire un elenco delle seccature più comuni del 2022 che tormentano i lavoratori, classificate dalle più alle meno fastidiose.

1. Connessione internet poco stabile : 50,2%
2. Eco/riverbero quando qualcuno parla: 49,42%
3. Troppo rumore di sottofondo: 49,41%
4. Non prestare attenzione o perdere il filo del discorso di quello che si sta dicendo: 48,92%
5. Dimenticare di mutarsi o togliere il muto: 48,63%
6. Cani che abbaiano / Gatti che miagolano: 48,53%
7. Mostrarsi non pronto: 48,13%
8. Mostrare il proprio gatto o cane nella riunione: 47,26%
9. Masticare la gomma in riunione: 47,05%
10. Partecipanti alla riunione che parlano uno sull’altro: 46,96%
11. Arrivare in ritardo: 46,08%
12. Gente che non accende la videocamera in riunioni che lo richiedono: 45,98%
13. Guidare mentre si è in riunione: 45,88%
14. Mangiare in riunione: 45,78%
15. Mostrarsi scocciato (ad esempio giocando con l’astuccio delle AirPods, facendo scrocchiare le dita): 45,09%

Qual è l’insegnamento che possiamo trarre dall’elenco?

Possiamo dividere per categoria i disagi:

• Maleducazione: non prestare attenzione o perdere il filo di quello che si sta dicendo, arrivare impreparati, portare il proprio gatto o cane, masticare, parlare sopra gli altri, arrivare in ritardo, non accendere la videocamera quando gli altri ce l’hanno accesa, essere in riunione mentre si guida, mangiare di fronte alla camera e mostrarsi ansioso/scocciato.
• Problemi tecnologici: connessione internet poco stabile, eco/riverbero, e dimenticare di mutarsi o accendere il microfono.
• Problemi che non possono essere controllati: troppo rumore di sottofondo, cani che abbaiano, o gatti che miagolano.

La maggior parte dei disagi online (soprattutto quelli appartenenti alla categoria “maleducazione”) possono essere risolti. Tutto quello che devi fare è cercare di essere il più rispettoso possibile.

Ma per i problemi tecnologici?

Non c’è nulla di più frustrante dell’avere a che fare con audio che funziona in ritardo o video sfocato durante la riunione. 

Sebbene non ci sia alcun rimedio infallibile a questi problemi, puoi comunque minimizzare il loro impatto. Ecco tre suggerimenti facili da applicare per combattere gli imprevisti tecnologici:

• Fai una prova prima. Ti aiuterà a individuare potenziali problematiche e risolverle in anticipo.
• Sii paziente. I problemi tecnologici capitano di tanto in tanto. Ma questo non significa che devi farti rovinare la riunione. Se qualcosa dovesse andar storto, cerca di mantenere la calma e cerca di risolvere al meglio.
• Pensa a un piano B. È sempre meglio avere un altro piano, nel caso in cui il primo dovesse fallire. Sapendo che potresti usare un diverso programma online o strumento, sarai meno stressato e potrai assicurarti il buon svolgimento della riunione.

Quindi—

Di quali peccati su Zoom sei colpevole?

Faccelo sapere nella sezione seguente.

Metodologia

Nel mese di Giugno 2022, abbiamo intervistato 1.020 utenti, tramite uno strumento di sondaggio personalizzato online. Gli intervistati erano di sesso maschile (58%) e femminile (42%). Il 16% degli intervistati ha 25 anni o meno, il 49% ha tra i 26 ai 38 anni, il 27% ha tra i 39 e i 54 anni, e il 9% ha 55 anni o più. Data la varietà di genere ed età degli intervistati, i risultati dell’indagine possono dirsi applicati a un’intera popolazione.

Questo studio contava diverse fasi di ricerca, crowdsourcing, e sondaggi. Tutte le risposte date sono state oggetto di controllo di qualità a cura di data scientists. Il sondaggio presentava un quesito mirato alla verifica dell’attenzione. 

Dichiarazione di Utilizzo Corretto

Le nostre scoperte ti hanno aiutato a saperne di più sui disagi delle riunioni online? Se pensi che il tuo pubblico possa essere interessato a queste informazioni, sentiti libero di condividerle. Ricorda di menzionare la fonte e di rimandarli a questa pagina.

Fonti

• Calvello M., “Best Time to Hold Meetings for Better Productivity”
• Laker B., Pereira V., Budhwar P., Malik A., “The Surprising Impact of Meeting-Free Days”
• Wehrt W., Shoshan H., “Understanding “Zoom Fatigue”: A Mixed-Method Approach”

Max Woolf

Max Woolf è uno scrittore e appassionato di viaggi presso Passport-Photo.Online. Le sue intuizioni, consigli e commenti sono stati pubblicati su Forbes, Inc., Business Insider, Fast Company, Entrepreneur, MSN, NBC, Yahoo, USA Today, Fox News, AOL, The Ladders, TechRepublic, Reader’s Digest, Glassdoor, Stanford, G2, e oltre 200 altre fonti. Potete contattarlo su LinkedIn.